Verantwoordingsverklaring
Verantwoordingsverklaring 2010
Stichting Unie van Provinciale Landschappen
Het bestuur van de Stichting Unie van Provinciale Landschappen (De12Landschappen) onderschrijft de Code Goed Bestuur voor Goede Doelen en handelt overeenkomstig. In deze verantwoordingsverklaring legt het bestuur verantwoording af over drie algemeen geldende principes:
- Onderscheid de functies toezicht houden, besturen en uitvoeren
- Optimaliseer de effectiviteit en efficiency van bestedingen
- Optimaliseer de omgang met derden
1. Onderscheid toezicht, besturen en uitvoeren
Bestuur
De12Landschappen als samenwerkingsverband van de twaalf provinciale Landschappen is een stichting met een bestuur, een directie en het directeuren-rentmeestersoverleg. Het bestuur bestaat uit vertegenwoordigers uit de besturen (dan wel Raad van Toezicht) van elk van de twaalf Landschappen (bij voorkeur de voorzitter). Elk provinciaal Landschap wijst 1 bestuurslid (en 1 plaatsvervanger) aan, die vervolgens worden benoemd in het bestuur van De12Landschappen. De bestuursleden verdelen zelf de rollen van voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. Het (plaatsvervangende) bestuurslidmaatschap is statutair vastgesteld op vier jaar; die periode kan maximaal één keer met vier jaar worden verlengd. In de bijlage is een lijst opgenomen van bestuurders en plaatsvervangers per 31 december 2010, inclusief zittingstermijn en nevenfuncties.
Het bestuur vervult de algemene bestuurstaak van het samenwerkingsverband. Belangrijke taken van het bestuur zijn verder het vaststellen van de visie- en strategieontwikkeling, het vaststellen van begroting, jaarrekening en jaarverslag en het vaststellen/bewaken van het directiestatuut en het treasury statuut. Het bestuur mandateert de directeur van het samenwerkingsverband op een aantal terreinen. Een taak van het bestuur omvat derhalve ook het toezicht houden op het door de directeur gevoerde beleid en, indien aan de orde, de benoeming/schorsing/ontslag van de directeur (na vooraf ingewonnen advies van het Directeuren Rentmeesters overleg). Het bestuur is onbezoldigd.
Het bestuur legt door middel van het vastgestelde, door de directie opgemaakte jaarverslag en jaarrekening, verantwoording af aan de provinciale Landschappen, de fondsen en de subsidieverstrekkers.
Het functioneren van het bestuur werd tot nog toe incidenteel geëvalueerd. Met ingang van 2011 zal dit een structureel karakter krijgen en zal het bestuur haar eigen functioneren evalueren. De eerste aanzet daartoe is in 2009 gegeven.
Met het oog op de gewenste optimale scheiding van toezicht houden, besturen en uitvoeren, wordt de huidige bestuursstructuur momenteel tegen het licht gehouden. Dit proces is in 2009 gestart. Medio 2011 zal dit worden afgerond.
Directeuren Rentmeesters overleg
Een belangrijke rol is weggelegd voor het Directeuren Rentmeesters Overleg (DRO). Dit overleg wordt gevormd door de directeuren van alle 12 provinciale Landschappen inclusief de directeur van de werkorganisatie. Het DRO vormt de inhoudelijke basis van De12Landschappen en de voedingsbodem voor de werkorganisatie.
Het DRO werkt binnen de door het bestuur vastgestelde kaders, op basis van grondige voorbereiding door de werkorganisatie onder leiding van de directeur van de stichting, de beleidsdoelen uit en stelt het jaarlijkse werkplan vast. Het DRO stuurt de directeur van de werkorganisatie, binnen de genoemde, door het bestuur gestelde kaders, inhoudelijk aan.
Het DRO wordt voorgezeten door één van de directeuren van de 12 Landschappen. Dit voorzitterschap rouleert elk jaar.
De agendacommissie, bestaande uit de voorzitter van het bestuur, de voorzitter van het DRO en de directeur van de stichting, bereidt de agenda’s voor van de bestuursvergadering, het DRO en de jaarlijkse gezamenlijke vergadering.
Werkorganisatie
Het functioneren van de werkorganisatie wordt door de directeur geëvalueerd en beoordeeld. Het functioneren van de directeur wordt geëvalueerd en beoordeeld door de voorzitter en vice-voorzitter van het bestuur, na consultatie van het DRO.
2. Effectiviteit en efficiency van bestedingen
De12Landschappen streeft naar een efficiënte en doelmatige besteding van de middelen voor de doelstellingen ‘beleidsbeïnvloeding natuur, landschap en cultuurhistorie’, ‘fondsenwerving’, ‘communicatie, pr en voorlichting’ en ‘faciliteren van het samenwerkingsverband’. Zoveel mogelijk activiteiten van de organisatie zijn direct hierop gericht. Er zijn echter ook activiteiten van bestuur en werkorganisatie die voorwaardenscheppend zijn voor een goede taakvervulling ten behoeve van de doelstellingen.
Door het vaststellen van het meerjarenbeleidplan en meerjarenbegroting en de daaruit voortvloeiende jaarplannen en begrotingen geeft het bestuur richting aan de doelstellingen van De12Landschappen. In het meerjarenbeleidplan staan richtinggevende doelstellingen geformuleerd. In de jaarlijkse werkplannen worden per doelstelling activiteiten geformuleerd. Deze worden verdeeld binnen de werkorganisatie in het beleidsoverleg en de voortgang besproken.
Het monitoren en evalueren van de uitvoering van processen en activiteiten vindt plaats door een kritische beoordeling van de voortgangsrapportages en het jaarverslag door het bestuur.
De directeur volgt en evalueert de uitvoering van activiteiten en processen met behulp van de beoordelingscyclus, de periodieke werkoverleggen met medewerkers en voortgangsbesprekingen in het beleidsoverleg. De financiële interne processen worden door middel van een managementrapportage volgens een van tevoren opgesteld schema gevolgd en bewaakt. Verbeterpunten worden eveneens in het beleidsoverleg besproken.
3. Samenwerking en communicatie
Samenwerking intern
Het samenwerkingsverband verleent de faciliteiten tot samenwerking van de provinciale Landschappen. Dat varieert van het namens de twaalf Landschappen organiseren en inkopen van BackOffice faciliteiten, tot het organiseren van inhoudelijke overleggen van de diverse bestuurders, directeuren, communicatie hoofden, beleidsmakers, beheerders van de provinciale Landschappen. En het bewerkstelligen van het tot stand komen van gemeenschappelijke visies en standpunten, die vervolgens landelijk en regionaal uitgedragen kunnen worden.
Samenwerking extern
Op het gebied van de beleidsbepaling en -beïnvloeding van natuur en landschap zijn landelijk vele spelers actief, waarbij met name de overheid en de diverse natuur- en milieuorganisaties te onderscheiden zijn. De12Landschappen trekt in veel dossiers strategisch op met Natuurmonumenten en, waar mogelijk, ook met Staatsbosbeheer. Ook werkt het samenwerkingsverband veel samen met Landschapsbeheer Nederland, de Unie van Bosgroepen, Vogelbescherming en in mindere mate met de Stichting Natuur en Milieu, de Federatie Particulier Grondbezit en de Waddenvereniging.
De12Landschappen zoekt in haar taakuitoefening zoveel mogelijk samenwerking met de (semi-) overheid, die de kaders voor het (uitvoering)beleid op het gebied van natuur en milieu bepaalt. Het betreft dan met name het IPO, het ministerie van EL&I en het ministerie van Infrastructuur & Milieu. Daarbij heeft De12landschappen met betrekking tot een aantal activiteiten een formeel samenwerkingsverband met het ministerie van EL&I.
In het kader van de fondsen verwerving onderhoudt De12Landschappen als beneficient een belangrijk partnerschap met de Nationale Postcode Loterij. Daarnaast werkt het samenwerkingsverband in veel projecten nauw samen met het VSBfonds. In toenemende mate vinden De12Landschappen en het Prins Bernhard Cultuurfonds elkaar als samenwerkende partijen in bepaalde projecten.
Communicatie
De12Landschappen communiceert zoveel mogelijk in dialoogvorm met de diverse groepen betrokkenen. Voor de reguliere communicatie met interne doelgroepen zijn er het blad Ieders Landschap en interne nieuwsbrieven. Externe communicatie gebeurt door middel van een jaarverslag, de website, persberichten en deelname in diverse overlegorganen en samenwerkingsverbanden. Voor het optimaliseren van de externe communicatie is er een abonnement op ANP Pers Support. Het communicatiebeleid van de stichting is er op gericht een optimale relatie te onderhouden met interne en externe betrokkenen. En gericht met hen te communiceren over actuele onderwerpen.
